גיוס עובדים חדשים לארגון הוא אחת המשימות החשובות, במיוחד בארגונים בהם איכות כוח האדם היא המשאב החשוב ביותר לשירות או המוצר שהארגון מספק. על מנת שתהליך גיוס העובדים יהיה אפקטיבי ומוצלח, מומלץ לכל ארגון להקדיש זמן ומחשבה לפיתוח נוהל לגיוס עובדים.
מהו נוהל גיוס עובדים?
הכוונה היא לקובץ של פעולות, נהלים וצעדים שיש לנקוט בארגון, מרגע שעולה הצורך בקליטת עובד חדש ועד לרגע בו העובד נקלט בארגון. הנוהל קובע את האחראים לכל שלב, סדר הפעולות שעליהם לנקוט והאופן שבו עליהם לבצע פעולות אלה.
מדוע יש צורך בגיבוש נוהל לגיוס עובדים?
לא אחת מביעים מנהלים אי שביעות רצון מתהליכי קליטת עובדים חדשים בארגון. מנהלים מדווחים על השקעת זמן ואנרגיה בתהליך הגיוס, המניב בסופו של דבר עובדים העוזבים תוך פרק זמן קצר, או עובדים מאכזבים שאינם עומדים בציפיות ובדרישות. כאשר בודקים מקרים אלה לעומק, מגלים לא אחת שבתהליך גיוס העובדים הושקעו אנרגיה וזמן, אך התהליך עצמו היה לא מקצועי ולא מאורגן.
תהליך לא מקצועי מתרחש בדרך כלל בארגונים קטנים ובינוניים בהם אין מחלקת משאבי אנוש מקצועית. במקומות אלה, פעמים רבות מתבקשים בעלי תפקידים אחרים, שאינם מיומנים בראיון ומיון עובדים, לראיין מועמדים לעבודה, תוך שהם משבצים מטלה זו בתוך יום העבודה העמוס ממילא.
כאשר תהליך הראיון והגיוס נעשה בידי אנשים לא מיומנים, הוא נועד במקרים רבים לכישלון. המראיין עשוי להיות עייף ולא ממוקד. מכיוון שאינו איש מקצוע הוא אינו יודע לבחון מרכיבים אישיותיים או מרכיבים של יכולת עבודה בצוות, והוא עלול לשאול יותר שאלות טכניות שאינן מספקות מידע מהימן ומעמיק על המועמד.
אופן גיוס שגוי נוסף, הוא במקרים בהם כמה מראיינים עורכים ראיונות לאותו תפקיד. בצורה זו, אין קריטריון אחיד לבחינת המועמדים ואין אפשרות להשוות ביניהם. כך קורה שמועמדים נבחרים על סמך אינטואיציה, או מסיבות לא רלוונטיות אחרות.
לארגונים מסוג זה, מומלץ לגבש נוהל גיוס עובדים. הנוהל יקבע קריטריונים אחידים לגיוס עובדים, יטיל את האחריות על בעלי תפקידים מסוימים, ויכתיב סדר פעולות שיש לנקוט בתהליך זה.
מה מומלץ לכלול בנוהל גיוס עובדים?
- קביעת הגורם המגייס: מינוי של עובד אחד או יותר (בהתאם לגודל הארגון) שיהיו ממונים על תהליך גיוס עובדים. אנשים אלה צריכים להיות מאותרים כבעלי תכונות מתאימות לראיון ואבחון, בעלי מוטיבציה לעסוק בתפקיד זה מעבר לתפקידיהם האחרים בחברה, ונכונים ללמוד את התפקיד. בארגונים היכולים להרשות זאת לעצמם מומלץ לפנות תפקיד אחד לנושא של משאבי אנוש, או לעשות אאוטסורסינג לתחום משאבי האנוש, כלומר העברת תפקידי מיון וגיוס עובדים לגורם חיצוני לארגון.
- לבנות בצורה מסודרת את תהליך הגיוס: מרגע שמנהל מחלקה או גורם אחר מזהה את הצורך בתקן נוסף או איוש משרה מסוימת, מה סדר הפעולות שיש לנקוט: למי עליו לפנות? מי מאשר את התקן והתקציב? מה צריכים לכלול שלבי המיון? עריכת מבחנים מסויימים? מי עורך אותם? מה יכלול תהליך הסינון? מי מקבל החלטה לגבי המועמד המתאים? מה הצעדים שיש לנקוט לאחר ההחלטה לגבי המועמד?
מה היתרונות בגיבוש נוהל גיוס עובדים?
- התמקצעות: האדם שיבחר כאחראי על הנושא יתמקצע בתחום, וכך תהליך קליטת העובדים בארגון יהפוך למקצועי ויעיל יותר.
- סדר וארגון: ברגע שיש נוהל, יש פחות סיכון לטעויות ובלבול. גם אם העובד שמונה לתפקיד לא נמצא מסיבה כל שהיא, סדר הפעולות כתוב וידוע.
- חיסכון בזמן, אנרגיה ומשאבים: גיבוש נוהל מקצר תהליכים, הופך אותם לברורים יותר וממוקדים יותר.
- יעילות: גיבוש נוהל מגביר את הסיכוי לתהליך גיוס מוצלח ואפקטיבי.
כוח האדם הוא המשאב החשוב ביותר בכל ארגון. חשוב להשקיע מחשבה ותשומת לב בגיוס כוח האדם המתאים ביותר.
