כניסה לתפקיד בארגון הינה אחת המטלות המורכבות איתה נאלצים להתמודד מדי יום עובדים רבים. כבר מהמפגש הראשון עם עובדי הארגון החדש נשמעות פעמים רבות אמירות מלחיצות כמו "אתה נכנס לנעליים גדולות", או "יש לך הרבה מה ללמוד" אשר יוצרים תחושה מלחיצה ומטילים את כובד האחריות על העובד. תהליך החפיפה יכול להיטיב עם העובד החדש אם הוא נעשה בסדר ומתודיקה ברורה ויכול להקשות ול"הפחיד" את העובד אם אין בו הכוונה אמיתית וגורם ממונה אשר מנהל את התהליך באופן סדור. תהליך החפיפה הינו אחד העוגנים המשמעותיים ביותר במסגרת קליטת עובדים חדשים, וחשוב מאד שיקל על העובד ויהווה בסיס טוב לתחילת עבודתו בחברה.
נעים להכיר
תהליך החפיפה מפגיש בין עובד ותיק אשר עובד בחברה לעיתים שנים ארוכות ומכיר את הנורמות הנהוגות בה ואת שיטת העבודה אשר הוא פיתח עם הזמן ורואה בה כדרך ברורה ויחידה. חשוב שכבר מהמפגש הראשון יוגדר לתהליך החפיפה מנהל ממונה אשר יהיה המנהל הישיר של העובד החדש בתום תהליך החפיפה. המנהל הממונה ביחד עם העובד שמסיים את תפקידו יכתבו תיק חפיפה מסודר אשר רצוי שהעובד החדש יקבל עוד בטרם התחילה החפיפה. תיק החפיפה יכיל את עיקרי התוכן אשר העובד החדש עתיד לעבור וכן את לוחות הזמנים לתהליך החפיפה. על אף שתהליך זה נראה למנהלים רבים כגוזל זמן חשוב מאד לתת לו את החשיבות הראויה. לעיתים כלל לא מתקיימת חפיפה בין עובדים ועל כן כתיבת תיק תפקיד או תיק חפיפה חשובה מאד ויכולה למנוע הרבה אי הבנות לעובד החדש.
הליך החפיפה צריך לכלול את הגדרת התפקיד של העובד החדש וכן את כל המצופה ממנו במסגרת עבודתו. העובד המסיים את תפקידו צריך מראש לאשר את דיוק הנושאים לעבודה העתידית מול המנהל הישיר של העובד החדש.
שני נושאים משמעותיים בעת החפיפה הינם היכירות עם העובדים אשר באים בממשק עם בעל התפקיד בחברה וכן פגישות משותפות עם אנשי הקשר אשר באים בממשק עם העובד מחוץ לחברה.
העברת מקל מסודרת כוללת סקירה של הפרויקטים והתהליכים הפתוחים וסקירת סדר הפעולות אשר צריך להיעשות מול הגורמים השונים לאורך הזמן העתידי.
החברה והחבר'ה
אחד הקשיים המשמעותיים אשר חווה כל עובד בעת כניסה לתפקיד הינו התחושה הבודדת בכניסה למשרד. על מעביר החפיפה מוטל גם תפקיד א-פורמלי של חיבור העובד החדש והיכירות עם הסובבים אותו אשר יכולים להיות לו לעזר וכן יכולים להקל על ההתאקלמות במקום החדש.
היכירות עם האנשים הסובבים אותו יתרמו הן לפן המקצועי והן לפן החברתי בכניסה לתפקיד. לעיתים עובד המסיים את תפקידו כלל לא שם לב לנושא ולכן חשוב שיהיה מעורב בתהליך מנהל ממונה אשר יסייע בתהליך החפיפה ויתן לעובד תחושה טובה כבר מתהליך החפיפה ולאורך הכניסה לתפקיד.
במידה ומאחדים כמה תפקידים לאחד או משנים הגדרת תפקיד חשוב שכלל בעלי התפקידים הרלוונטיים יהיו זמינים לטובת תהליך החפיפה ויעבירו את מירב המידע.
טכנולוגיה בשירות העובד
במקרים רבים כלל המיילים, המסמכים והחומרים הרלוונטיים שמורים על מחשבי החברה ומהווים זיכרון ארגוני חשוב לא פחות לתהליך החפיפה מאשר העובד העוזב. מעבר משותף על כלל החומרים הרלוונטיים והעברת המידע והידע של איפה נמצא כל פריט תוכני יכולים להוות "תוכן עניינים" ולהקל על העובד גם אחרי שעוזב בעל התפקיד. הפנייה לגורמים נוספים רלוונטיים בארגון אשר מהווים "מקור ידע" (לא רק מנהלים) יכול לסייע רבות בתהליך החפיפה ולהישאר כעזר גם לאחר סיום התהליך.
