ראיון עבודה, מבחן קבלה או כל דבר אחר שאנחנו מבקשים לעשות למועמדים לתפקיד כזה או אחר בעסק שלנו, הם דברים נכונים, טובים, בוודאי שהם יכולים להיות מאוד יעילים מבחינתנו, בשביל לדעת האם הם מתאימים לתפקיד או לא.
אך כל אלה, אינם תחליף לתהליך חפיפה לעובד חדש. כלומר, אם אנחנו רוצים להכניס את העובד בצורה נכונה אל התפקיד שלו, עלינו לדעת כיצד לעשות לו חפיפה בעבודה עם העובד אותו הוא אמור להחליף. בין אם זה אומר, שאותו עובד עוזב לגמרי את מקום העבודה ובין אם זה אומר, שהוא עובר לתפקיד אחר.
כאן המקום להדגיש, אם אנחנו מחליטים לגייס עובד חדש במקום עובד שאמור לעזוב את העסק לגמרי, אז מן הסתם, עלינו לגייס כמה שיותר מהר עובד חלופי, על מנת שנוכל לבצע תהליך חפיפה מסודרת. שכן אחרת, אנחנו נמצא את עצמנו בשני מצבים: במקרה הגרוע, העובד החדש עדיין לא התחיל לעבוד והעובד הקודם כבר עזב, במקרה הטוב, נמצא את עצמנו במצב בו אין לעובד הקודם מספיק זמן לעשות לו חפיפה.
לפני שנסביר כיצד מבצעים חפיפה בעבודה, צריך לומר, כל הרעיון של גיוס עובדים חדשים, מבוסס הרבה פעמים על תחלופה, כלומר, עובד מחליף עובד אחר. לכן, גם תהליך החפיפה צריך להתבצע על פי נוהל מסודר, מאורגן, בצורה כזו, בכל פעם שהוא יתבצע בתפקיד ספציפי, הוא יתבצע באותה דרך ואז יהיה קל מאוד לייצר אותו מחד ומאידך יהיה קל לעובד החדש להבין מה בדיוק מהות התפקיד אליו הוא נכנס.
כיצד מבצעים תהליך חפיפה לעובד חדש
תחילה חשוב להדגיש, בשביל לייצר תהליך חפיפה נכון, יש לאפיין את התפקיד בצורה נכונה. כלומר, אנחנו חייבים לדעת מה בדיוק התפקיד, מה המטרות, מה הסמכויות, האחריות, הכל. כך נדע מה נכון להעביר ומה לא.
בהמשך, חשוב שאנחנו נבצע את החפיפה במקביל, כלומר, הוא גם ילמד על ידי צפייה בעובדים אחרים אך הוא גם יבצע חלק מהדברים, בשביל שהוא יוכל להיכנס כמה שיותר מהר לעניינים.
עוד נקודה שחשוב מאוד לכור, תהליך חפיפה אפקטיבי, אחת ההמלצות לחניכה אפקטיבית במקום עבודה, היא לא רק לבצע חפיפה בתפקיד אלא להכיר לעובד החדש את כל העסק. ללמד אותו מי העובדים האחרים, מה התפקיד שלהם, מה הן דרכי העבודה במקום ועוד. ככל שנלמד אותו יותר על המקום, יהיה לו הרבה יותר קל להשתלב בו.
נקודה אחרונה שחשוב להזכיר, עלינו לקחת בחשבון שתהליך חפיפה לוקח זמן. אנחנו כבר מנוסים בתפקיד, סביר להניח שלמועמד אין אותו ניסיון כמו שלנו יש. לכן, אנחנו צריכים לתת לו קצת זמן, ולא לשפוט אותה במהרה.
לפני סיום נזכור, כשאנחנו מגייסים עובד חדש, עלינו לקחת בחשבון את משך הזמן שהחפיפה תתבצע, זה חשוב, שכן זה ישפיע במובנים רבים על המאמץ שנשקיע בגיוס.