גיוס עובדים לחברה הינה משימה לא פשוטה אשר דורשת היכירות הן עם דרישות התפקיד והן עם יכולת אבחון למועמד והתאמתו למשרה. כאשר בוחנים מועמד ישנם מספר "מפגשים" עימו אשר עתידים לסייע להעריך נכון את סיכויי התאמתו לתפקיד. המסמך הראשון הינו מסמך קורות החיים אשר מסייע לסינון הראשוני ולהבנה האם אדם מתאים או לא לתפקיד המיועד. כמו כן, מתקיימים ראיונות עבודה, ושיחות היכרות ובשלבים מאוחרים יותר ניתן להיוועץ עם ממליצים נוספים על מנת לבחון את ההתאמה לפעילות.

אחד הכלים הבסיסיים אשר מסייעים בסידור וארגון המידע הינו יצירת "תיק מועמד" אשר מסקר את התהליך כולו ומאפשר לרכז את כלל הפרטים אשר הארגון אוסף אודות המועמד הרלוונטי. אחד המרכיבים של תיק מסוג זה הינו שאלון למועמד אשר כל מועמד לתפקיד ממלא כבר בתחילת התהליך.

כל הפרטים במסמך אחד

שאלון למועמד הינו טופס אחיד אשר מכיל בתוכו את כל הפרטים הרלוונטים לארגון ולתפקיד אותם ממלא המועמד. הסתכלות בשאלון זה יכולה לתת למקבלי החלטות בחברה תמונה תמציתית של יכולותיו וכישוריו של המועמד כמו גם סקירה של קורות חייו ונסיונו לאורך השנים.

השאלון מהווה הן מסמך מרכז עבור החברה אשר מכיל את כלל הפרטים הדרושים כחלק מתהליך המיון וגיוס כוח האדם והן מסמך אחיד אשר יכול לאפשר שיפוט והשוואה בין מועמדים שונים המתמודדים על התפקיד. הוא כולל בדרך כלל את הפרטים הבירוקרטיים והפורמליים (שם, דרכי יצירת קשר, מספר תעודת זהות), פירוט תמציתי של הנסיון התעסוקתי ושל ההשכלה של המועמד וכן מקום להתייחסות חופשית בדבר חוזקות וחולשות של המועמד לתפקיד.

בדרך כלל השאלון הינו ארוך ומקיף ונותן במה למועמד לספר על עצמו. זהו שילוב תמציתי בין קורות החיים אותם מגישים המועמדים וכן של ראיון העבודה אשר נאמר בעל פה. עוצמת המסמך הינה בכלל הפרטים המקיפים הנמצאים בו אשר נותנים אפשרות גם למקבלי החלטות שלא היו חלק מכלל תהליך המיון לקבל החלטה עניינית ועל סמך נתוני אמת על אותו מועמד.

תיאום ציפיות בין המועמד לארגון

כחלק מהשאלון אותו ממלאים המועמדים מתבקשים הם בדרך כלל לכתוב את השכר המבוקש למילוי התפקיד (בעיקר בתפקידים בכירים) ואת ציפיותיהם מהתפקיד. תיאום ציפיות ראשוני זה הינו משמעותי ומהווה תנאי בסיסי למשא ומתן בנושא.

השאלון הינו שאלון אישי וחסוי וחשוב להבהיר לממלא השאלון שהפרטים אותם הוא מוסר יישארו חסויים מול המעסיק. מילוי השאלון בצורה כנה ואמיתית יכולה לסייע רבות לארגון בסינון ואבחון כוח האדם המועמד לתפקיד ולהגדיל את הסיכוי למציאת המועמד המתאים למילוי התפקיד.

ניסוח שאלות ברור

ממלא השאלון הינו המועמד ועל כן חשוב ככל האפשר להקפיד על ניסוח בהיר וברור לשאלון אשר יאפשר למועמד לענות בקלות ולתת את מירב הפרטים המבוקשים בקלות ובלי קושי בניסוחם.

רוב השאלונים מנוסחים ברובם עם שאלות סגורות (שאלות בחירה) בהם מסמן המועמד תשובה אחת נכונה. בשאלות פתוחות חשוב להשאיר מקום פנוי ולתת למועמד מספיק מקום לתגובה מקיפה.

רצוי להוסיף בתחילת השאלון הסבר קצר למילוי אשר יציין את חשיבותו ותפקידו של השאלון ויסייע למועמד להבין את חשיבות הנושא.

לאחר מילוי השאלון חשוב שנציג של הארגון יעבור עם המועמד על השאלון ויוודא כי כלל הפרטים מלאים וכוונתו של המועמד ברורה. החשיבות של המסמך אשר מהווה תמצית של כלל הפרטים הופכת את ההבנה ההדדית בין הצדדים למשמעותית מאד. הליך השיקוף וההבנה של המידע המועבר מוטל על המועמד כמו גם על הארגון.