התחלת עבודה חדשה הינה שלב משמעותי ומאתגר לעובד ולארגון. העובד מגיע אל מקום חדש בו הוא צריך להסתגל לנורמות חדשות ולסגנון עבודה שונה. כמו כן, העובד מגיע לסביבה חברתית חדשה בה הוא צריך להתאקלם ולהפוך להיות חלק ממנה. גם עובדים מנוסים אשר חוו ארגונים רבים מציינים את המעבר כשלב משמעותי וקשה אשר חניכה וליווי אישי של העובד לאורך שלב הכניסה לתפקיד יכולים להקל רבות על העובד החדש.
במקביל לשינויי ולהסתגלות החדשה מצג העובד גם הארגון עובר טלטלה. עובדים רבים מעלים שאלות של איך יהיה התפקיד החדש והאם שינוי ארגוני מלווה למהלך. חניכה ומנטורינג לכל השותפים למעבר יכולים להקל באופן משמעותי על התאקלמות העובד ועל קבלתו מצד הארגון ועליהם להיות מבוססים על מתן ידע ומידע על התהליך באופן כנה ואקטיבי (ולא להמתין לבקשת ידע מצד העובדים).
כניסה לתפקיד
שלב הכניסה לתפקיד הינו קבלת הפנים אשר מעביר הארגון לעובד החדש. רצוי שקבלת הפנים תהיה נעימה ומכילה הן מהצד החברתי והן מהצד המקצועי. מן הראוי שצוות ההנהלה יצמיד לימים הראשונים מלווה לעובד אשר יעביר את המידע הבסיסי על המקום. בארגונים גדולים בהם יש נורמות שונות של פעילות שלב זה משמעותי במיוחד.
לעיתים מגיע עובד לתפקיד בו לא מועברת חפיפה, או שאינו מחליף אדם אחר ולכן חשוב להצמיד אדם אשר מכיר את הארגון ואת סביבת העבודה. חשוב להגדיר לכל עובד מנהל ממונה אשר אמור להעביר את כלל הידע והמידע המקצועי ולהוות כתובת לשאלות. בימים הראשונים רצוי להגדיר לעובד מהי הגדרת תפקידו ומה מצופה ממנו לעשות. חשוב לעשות לעובד היכירות עם הכלים העומדים לרשותו לשם השגת מטרותיו וכן לעבור איתו בצורה מסודרת ככל האפשר על פרויקטים ונושאים פתוחים אשר עוברים לאחריותו.
בפן החברתי רצוי להכיר לעובד את העובדים איתם הוא יתנהל לאורך הפעילות ולהציג לו את מערך הנורמות והערכים בהם עובד הארגון. חשוב לתת לעובד הרגשה טובה לאורך הימים הראשונים מתוך התובנה הברורה שלכל אדם קשה להסתגל בימיו הראשונים לארגון חדש.
חניכה אפקטיבית
תהליך החניכה והליווי אמור להיות שלב ראשוני בכניסת התפקיד של עובד חדש. יש להגדיר את החניכה בזמן ולהגדיר את בעלי התפקידים בתהליך. לעיתים לעובד יכול להיות מנהל מקצועי ומנהל ממונה ושניהם צריכים לקחת חלק בתהליך- כל אחד מנקודת מבטו והתייחסותו. רצוי לכתוב מסמך חניכה מסודר בו יכללו המסרים המרכזיים עליהם חשוב לעבור עם העובד והם יתנו את התמונה הכללית והמלאה ויהוו סמן ימני לתהליך החניכה. את פעילות החניכה יש לתחום בזמן ולסמן אבני דרך אשר יהוו נקודות בקרה לתהליך.
מהתמונה הכללית לפרטים הקטנים
תהליך חפיפה אפקטיבי נבנה מרמת העברת המטרות הכלליות של החברה וחיבור העובד לתמונה הכללית, עובר דרך הנורמות הנהוגות במחלקה בה הוא עובד בארגון ומגיע אל ליבת תפקידו. התמונה הכללית חשובה הן לשם יצירת גאוות יחידה לעובד והן לשם ההבנה כי הינו חלק ממערכת גדולה בה השלם גדול מסך חלקיה.
רצוי שהתהליך החניכה יכלול לימוד, הבנה וישום. ויתן לעובד זמן בו הוא יכול להתנסות ולטעות. הלימוד והתיקון הינם באחריות החונך לא פחות מאשר באחריות העובד. תשומת הלב של החונך לאורך התהליך צריכה להיות גבוה וכל הזמן יש להיות עם היד על הדופק ולתת כמה שיותר מידע לעובד שעדיין לא מכיר את המערכת ונורמות הפעילות.
רק לאחר וידוא כשירותו של העובד לעמוד בכוחות עצמו במשימות יש לסיים את תהליך החפיפה והליווי האישי.
